Система звітності кол центру грає величезну роль в управлінні. Вона надає інформацію про роботу вашої команди, дозволяє швидко реагувати на зміни та слідкувати за якістю обслуговування клієнтів. Однак традиційні звіти про роботу кол центру можуть мати свої недоліки. Розглянемо, як автоматичні рапорти в Окі-Токі можуть спростити цей процес.
Складність і надмірність звітів.
Стандартні звіти, представлені у вигляді таблиць і графіків, часто виявляються складними для розуміння. Їх аналіз потребує часу та знань у специфіці процесу. Це може викликати непорозуміння та зайву складність.
Уявіть собі табличний звіт з безліччю стовпців і рядків, повний цифр і букв. Зрозуміти, що відбувається, може бути непросто, особливо для новачків у команді.
Рішення: Автоматичні рапорти в Окі-Токі відображають інформацію на зрозумілій мові. Ви більше не будете плутатися в цифрах і стовпцях. Замість цього, ви отримуєте чіткий і ясний звіт про поточну ситуацію.
Неможливість зводити дані з різних джерел.
Ще однією проблемою стандартних звітів є відсутність можливості об'єднати дані з різних частин вашої системи KPI кол центру (хмарна аналітика кол центру). Наприклад, інформація про продажі, завантаженість операторів і комунікації може знаходитися в різних місцях. Це потребує ручного завантаження та підсумовування даних, що часто призводить до помилок.
Наприклад, ви хочете побачити, як кількість дзвінків впливає на продуктивність операторів. Для цього вам потрібно спочатку вивантажити дані про дзвінки, потім дані про роботу операторів і, нарешті, порівняти їх в Excel. Це займає багато часу і може призвести до помилок при зіставленні.
Рішення: Автоматичні звіти для кол центру в Окі-Токі, які автоматично об'єднують дані (аналітика кол центру) . Супервайзеру не потрібно буде витрачати час на ручне об'єднання звітів. Вся необхідна інформація доступна в одному місці.
Ускладнення в наданні інформації замовникам.
Часто буває, що замовники вимагають регулярні звіти про роботу вашого кол центру. Окі-Токі надає автоматичну відправку звітів по електронній пошті, що спрощує взаємодію з замовниками.
Наприклад, замовник проекту хоче отримувати щоденні звіти про кількість оброблених дзвінків. Ви робите це вручну кожен день, відправляючи звіти по пошті. Це займає час і може викликати труднощі, якщо ви забудете відправити звіт.
Рішення: Автоматичні звіти про дзвінки кол центру в Окі-Токі дозволяють налаштувати регулярну відправку звітів на пошту замовника. Ви обираєте частоту та формат звітів, і система робить всю роботу за вас. Забути відправити звіт більше не страшно.
Функціональність звітів в Окі-Токі
Давайте більш детально розглянемо функціональність автоматичних звітів та їх конкретні переваги на прикладах.
Відображення інформації на зрозумілій мові
Однією з ключових особливостей автоматичних звітів в Окі-Токі є їх здатність представляти інформацію на зрозумілій мові. Забудьте про складні таблиці та графіки, які можуть викликати непорозуміння. Замість цього, автоматичні звіти надають вам чіткий і ясний аналіз поточної ситуації у вашому проекті.
Приклад: Уявіть, що ви отримуєте автоматичний звіт про роботу вашої команди операторів. Замість маси цифр і статистики, звіт дає вам наступний простий і зрозумілий текст: “Обробили ХХХ дзвінків, що на 20% більше ніж в попередній період. Топи кращих і гірших операторів за різними показниками.”
Вибір необхідних секцій і KPI
Іншою важливою можливістю автоматичних звітів є їх налаштовуваність. Ви можете обирати необхідні секції звіту та ключові показники ефективності (KPI) відповідно до ваших потреб.
Приклад: Ви хочете відстежувати ефективність вашого кол центру. Вам потрібно включити в звіт наступні секції: “Робота автообзвону”, “Відомості про вхідні та вихідні дзвінки”, “Статистика БП”, ”Міжнародні показники”, “Нормативи KPI”.
Регулярна відправка на пошту
Ще одна перевага звітів від Окі-Токі - налаштування відправки звітів на вашу пошту. Ви обираєте частоту відправки - кожну годину, день, тиждень або місяць - і звіти будуть доставлені вам автоматично.
Приклад: Ви хочете отримувати щоденні звіти про кількість дзвінків, що надійшли до вашого інтернет-магазину. Ви налаштовуєте автоматичний звіт на щоденну відправку. Тепер у вас є актуальна інформація кожен день без необхідності щоденного запиту.
Вивчення динаміки змін ключових показників
З автоматичними звітами простіше аналізувати динаміку змін важливих показників кол центру. Ви можете відстежувати, які KPI підвищуються, а які потребують уваги та покращення.
Приклад: Ви налаштували звіт за місяць про продуктивність вашої команди (настроювані звіти для кол центру). Порівнявши дані за останній квартал, ви помітили, що час очікування клієнтів збільшився в останній місяць. Це означає, що, можливо, стало більше клієнтів і вашій компанії не вистачає операторів, тому можна вжити заходів для покращення цього показника.
Створення власних звітів
І остання, але не менш важлива перевага - можливість створювати власні звіти, збираючи тільки ту інформацію, яка вам дійсно потрібна. В Окі-Токі можна налаштувати звіти так, щоб вони відповідали вашим конкретним цілям та задачам.
Приклад: Вам потрібно створити спеціальний звіт для вашого генерального директора, який буде відображати тільки ключові фінансові показники. Ви обираєте необхідні секції: ”Дані про активність черг”, ”Міжнародні показники”, “Витрати в Окі-Токі”, “Використання API” і “KPI” та створюєте індивідуальний звіт, який допоможе вашому керівництву приймати рішення на основі отриманих даних.
Переваги автоматичних звітів від Окі-Токі
Автоматичні звіти в Окі-Токі - це інструмент, який допоможе не тільки збирати інформацію, але й перетворювати її в стислі та інформативні звіти. Це зручно, тому що інформація стає зрозумілою та корисною.
Важливо зазначити, що автоматичні звіти в Окі-Токі надають вам можливість обирати, які дані важливі та які звіти потрібні для вашого проекту. Це схоже на налаштування інструменту під ваші власні потреби.
Автоматичні звіти допоможуть вам в управлінні кол центром. Вони дозволять отримати інформацію на зрозумілій мові, об'єднувати дані з різних джерел, автоматизувати відправку звітів і проаналізувати динаміку змін ключових показників.
Використовуйте автоматичні звіти від Окі-Токі – вони не тільки спростять вашу роботу, але й стануть надійним помічником у ваших проектах.
Iulia Raiscaia
Bogdan Koshevyy
Love
Guest